Elküldenél egy levelet, és nem megy. Készítenél egy fotót biztonsági mentéssel, és nem töltődik fel. A magyarázat majdnem mindig ugyanaz: betelt a Google tárhely, az a bizonyos 15 gigabájt.
A legtöbben ilyenkor pánikszerűen törölni kezdenek – és pont azt törlik, amit nem kellene. Nézzük, mi foglalja valójában a helyet, és mi az a sorrend, amiben érdemes takarítani.
Min osztozik a 15 GB?
Egy személyes Google-fiókhoz 15 GB ingyenes tárhely jár, és ezen három szolgáltatás osztozik: a Gmail, a Google Drive és a Google Fotók. Nem külön-külön kapnak ennyit, hanem együtt.
Ezért fordulhat elő, hogy a levelezésed miatt nem tudsz fotót menteni, vagy fordítva. A legtöbb megtelt fiókban egyébként a Fotók és a Gmail levelezéshez tapadt mellékletei viszik el a helyet – a Drive-ban lévő dokumentumok általában elenyészők mellettük.
Mi történik, ha tényleg betelik a Google tárhely?
Nem csak a feltöltés áll le. A Google leírása szerint ilyenkor:
- nem tudsz új fájlt és képet feltölteni a Drive-ba, és leáll a fotók biztonsági mentése;
- előfordulhat, hogy levelet sem tudsz küldeni és fogadni a Gmailben;
- nem tudsz új dokumentumot, táblázatot vagy diát létrehozni;
- mások sem tudják szerkeszteni vagy másolni az érintett fájljaidat.
A leveleknél ez a legfájóbb: a feladó visszapattanó üzenetet kap, te pedig nem is tudsz róla, hogy megkerestek.
Törlik-e az adataimat?
Nem azonnal, és nem figyelmeztetés nélkül. A Google tájékoztatása szerint a tartalom akkor válik törölhetővé, ha a fiók két éven át folyamatosan túllépi a keretet, és a cég legalább három hónappal a törlés előtt értesítést küld. Előtte lehetőséged van helyet felszabadítani, előfizetni vagy letölteni az adataidat.
Ez tehát nem holnap reggel következik be – de nem is elméleti kockázat, ha valaki évekig nem nyúl a fiókjához. Erről és a hasonló, elfeledett fiókokról szól bővebben a digitális örökségről írt cikkünk.
Így szabadíts fel Google tárhelyet – ebben a sorrendben
- Nézd meg, mi foglalja. A Google tárhely kezelőoldalán szolgáltatásonként látszik a megoszlás, és listázhatók a legnagyobb fájlok. Enélkül csak találgatsz.
- Kezdd a nagy mellékletekkel. A Gmailben rá lehet keresni a 10 MB fölötti levelekre. Néhány tucat régi prezentáció és fotósorozat gyakran több gigát tesz ki.
- Ürítsd a Kukát – mindhárom helyen. A Gmail, a Drive és a Fotók külön kukát használ, és a törölt tartalom 30 napig továbbra is foglal helyet.
- Nézd át a Spam mappát. Évekre visszamenőleg gyűlhetnek benne mellékletes levelek.
- Videók a Fotókban. Egyetlen néhány perces telefonos videó több száz megabájt is lehet. Ezeket érdemes külön kimenteni, majd törölni.
- Csak ezután gondolkodj előfizetésen. Ha a takarítás után is szűk a hely, a bővítés olcsóbb, mint az idegeskedés – de először legyen tiszta a kép.
Amit viszont ne törölj
Van néhány dolog, ahol a gyors takarítás visszaüt:
- Ne töröld a fotókat a telefonról „helyfelszabadításként”, ha nincs másik mentésed. Ha a telefon és a felhő szinkronban van, a törlés mindkét helyen megtörténik.
- Ne töröld a régi számlákat és szerződéseket tartalmazó leveleket. Ezeket előbb mentsd le, aztán tűnjenek el.
- Ne töröld a másokkal megosztott mappákat. A megosztott fájlok tulajdonosánál foglalnak helyet, nem nálad – vagyis nem is nyersz vele, viszont másnak elveszhet.
- Ne a fiókot töröld. Egy régi Gmail-cím sokszor a jelszó-visszaállítás helye tucatnyi másik szolgáltatásnál.
Hogyan előzd meg legközelebb?
Három beállítás, ami hosszú távon megoldja:
- Kapcsold ki a videók automatikus mentését, ha nem fontos, hogy minden felvétel a felhőbe kerüljön.
- Használj tárhelytakarékos képminőséget a Fotókban, ha nem fényképezőgéppel készült felvételekről van szó.
- Tegyél be egy évi egyszeri emlékeztetőt a naptáradba a nagytakarításra. Tíz perc évente sokkal kellemesebb, mint egy hirtelen leálló postafiók.
Ez ugyanaz a szemlélet, amiről a digitális lomtalanításról szóló írásunkban is szó volt: a felhalmozódás nem egyik napról a másikra lesz probléma, de egyszer csak megállít.
Cégként külön kérdés
Ha a cégnél mindenki ingyenes Gmail-fiókot használ, ez a probléma előbb-utóbb mindenkinél lecsapódik – és rosszkor. Egy céges levelezőrendszernél a tárhely központilag kezelhető, a kilépő kolléga postafiókja átadható, és a mentés sem egy ember jóindulatán múlik. A karbantartási szolgáltatásunk pont az ilyen csendben növekvő kockázatokat célozza.
Három gyakori kérdés
A Google Dokumentumok is foglal helyet?
A natív Google-formátumú fájlok (Dokumentumok, Táblázatok, Diák) sokáig nem számítottak bele a keretbe, ma viszont már igen – bár méretük jellemzően elhanyagolható a fotók mellett.
A Google tárhely melyik részénél kezdjem a takarítást?
Ahol a legtöbb helyet foglalja – ezt a tárhelykezelő megmutatja. A legtöbb fióknál ez a Google Fotók.
Megéri előfizetni?
Ha a takarítás után is rendszeresen betelik, akkor igen: a havidíj általában kevesebb, mint amennyi bosszúságot a leálló levelezés okoz. Előbb viszont mindenképp nézd meg, mi foglalja a helyet.
A lényeg
A megtelt Google tárhely nem technikai hiba, hanem elmaradt karbantartás – a Google tárhely ugyanis csak addig láthatatlan, amíg van benne hely. Tíz perc listázás, egy kukaürítés és néhány nagy melléklet törlése a legtöbb fiókban évekre megoldja.
Amit érdemes megjegyezni: a legfontosabb, hogy a levelezésed működjön. Ha az áll le, arról nem te értesülsz először, hanem az ügyfeled.
A tárhely működésének hivatalos leírása a Google súgójában, a takarítás lépései pedig a tárhelykezelési útmutatóban olvashatók.
A Pixela Internet Kft. 2008 óta foglalkozik webfejlesztéssel, üzemeltetéssel és rendszergazdai szolgáltatásokkal. Ha a céges levelezést és mentést tennéd rendbe, keress minket.